Peut-on rembourser des frais à ses bénévoles de façon forfaitaire ?
C’est déconseillé !
Si parfois le remboursement forfaitaire est utilisé pour des raisons de simplicité et de commodité. Sachez que cette technique expose ce remboursement à un risque de requalification en salaire de la part de l’Urssaf. Notamment si l’association n’est pas en mesure de reconstituer avec précisons les frais engagés et/ou si le montant parait anormalement élevé.
Préférez rembourser « à l’Euro, l’Euro » en utilisant une fiche de frais où seront désignés tous les frais supportés par le bénévole dans le cadre de son activité bénévole.
Cette fiche de frais doit indiquer la date, l’objet du déplacement, le lieu de départ et d’arrivée, les kilomètres parcourus, le tarif de remboursement de l’association*et la somme demandée à ce titre. Elle doit être signée par le bénévole et par l’association.
Pour rappel, une association peut rembourser les frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :
- réelles : la tâche aura dû être accomplie (pas de mission fictive),
- justifiées : par des factures, des justificatifs, une fiche de frais,
- engagées pour les besoins de l’activité associative (dans le cadre de l’objet statutaire)
*le barème des frais de déplacements utilisé par l’association ne doit jamais dépasser le barème des frais kilométriques applicable aux salarié(e)s établi par l’administration fiscale.