Le cadre de la tenue des CA et des AG des associations
Rappel juridique : Le décret n°2020-925 du 29 juillet 2020 a prorogé la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19 jusqu’au 30 novembre 2020. Il a porté également prorogation jusqu’à la même date du 30 novembre 2020 de la durée d’application du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19.
Le projet de loi adopté en commission par l’Assemblée nationale prévoit que le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnances, jusqu’au 16 février 2021, toute mesure relevant du domaine de la loi en vue de prolonger ou de rétablir l’application des dispositions prises, le cas échéant modifiées, par voie d’ordonnance et à procéder aux modifications nécessaires à leur prolongation, à leur rétablissement ou à leur adaptation, le cas échéant territorialisée, à l’état de la situation sanitaire. Sont visées les règles (cf. le 1° du I. de l’article 4 du projet de loi) :
– simplifiant et adaptant les conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ;
– simplifiant, précisant et adaptant les règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes et des autres documents que les personnes morales de droit privé et autres entités sont tenues de déposer ou de publier, notamment celles relatives aux délais, ainsi qu’adaptant les règles relatives à l’affectation des bénéfices et au paiement des dividendes.
La disposition doit donc permettre de proroger les deux ordonnances jusqu’au 16 février 2021 inclus.
Les modalités : le PV doit mentionner le recours aux facultés dérogatoires prévues par l’ordonnance
| AG | CA | Observations | |
| Conférence téléphonique ou audiovisuelle* | OUI | OUI | l’ordonnance autorise expressément la tenue d’AG par conférence. Elle n’interdit pas le vote électronique (via zoom, …) tant que l’identification des membres et donc de leurs votes, est possible. En cas de risque de contestation, il vaut mieux reculer l’AG jusqu’à sa tenue physique possible (cf. les risques ci-dessous). |
| Vote par correspondance | NON | OUI | possibilité de cumuler cette option avec des pouvoirs avec instructions de vote |
| Consultation écrite | NON | OUI | certains outils facilitent les échanges et les débats écrits |
*avec option du vote par procuration avec instruction de vote qui est toujours possible même si les statuts n’ont pas prévu cette possibilité de mandat.
Les risques des moyens de télécommunication :
● prouver la participation à distance de membres qui ne signent pas une feuille de présence ?
● authentifier les membres qui participent à une consultation électronique par main levée virtuelle, écrite, ou visible en visio conférence ?
● garantir la sincérité des décomptes et donc des résultats ?
● justifier que l’absence de débats oraux n’a pas altéré la compréhension et le consentement des membres ?
Dans ces cas, les associations peuvent s’inspirer des pratiques développées par les grandes sociétés (contenu du formulaire de vote à distance à envoyer, documents annexes, bulletin de vote, délais d’envoi, etc.). Il existe des prestataires spécialisés dans l’organisation pratique d’un tel vote (ex : alphavote, neovote, gs-vote.fr, easyquorum, slibvote, gedicom.fr, survey monkey, …). Le risque mesuré a donc un coût.
Source : Extrait de la Doctrine relative aux activités associatives des bénévoles en situation de confinement – Ministère de l’Éducation Nationale, de la Jeunesse et des Sports – Direction de la jeunesse de l’éducation et de la vie associative